Chargenrückverfolgung in der Fertigung: Pflichten, Aufbau und Software

Ein Lieferant ruft an: Eine Charge Crimpkontakte ist möglicherweise fehlerhaft. Ab jetzt zählt eine einzige Frage – welche Aufträge haben diese Charge verarbeitet, und bei welchen Kunden liegen die Teile heute? Wer das in Minuten beantworten kann, sperrt gezielt und ruft nur die Betroffenen an. Wer Lieferscheine und Handzettel durchsuchen muss, verliert Tage – und im Zweifel wird mehr zurückgerufen als nötig.

Was Chargenrückverfolgung bedeutet

Eine Charge (auch Los) ist eine Menge, die unter gleichen Bedingungen hergestellt oder geliefert wurde: eine Kabelrolle, ein Karton Steckverbinder, ein Fass Vergussmasse. Chargenrückverfolgung heißt, jede dieser Mengen durch den Betrieb zu verfolgen – vom Wareneingang über Lager und Fertigung bis zur Auslieferung.

Dafür braucht es an jeder Station dieselbe Information: welche Charge, welche Menge, welcher Auftrag. Fehlt sie an einer Stelle, reißt die Kette genau dort.

Vorwärts und rückwärts

Richtung	Frage	Typischer Anlass
Rückwärts	Welche Materialchargen und Lieferanten stecken in dieser Lieferung?	Reklamation eines Kunden, Ursachensuche
Vorwärts	In welche Aufträge und zu welchen Kunden ist diese Charge gegangen?	Fehlermeldung eines Lieferanten, drohender Rückruf

Beide Richtungen nutzen dieselben Daten, nur in umgekehrter Reihenfolge. Die Rückwärtssuche liefert bei einer Reklamation die Ursache, etwa für einen 8D-Report. Die Vorwärtssuche liefert die Liste der betroffenen Aufträge und Kunden.

Ein Beispiel: vom Kabel bis zum Kunden

Eine Kabelkonfektion kauft Leitung auf Rollen. Für jede Rolle sieht die Kette so aus:

Station	Was festgehalten wird
Wareneingang	Lieferant, Herstellercharge, eigene Chargennummer, Menge
Lager	Lagerplatz und Restmenge je Charge
Fertigung	Auftrag, Arbeitsgang, Arbeitsplatz, Mitarbeiter, Zeitpunkt
Prüfung	Prüfergebnis, gute Menge, Ausschuss
Versand	Lieferschein, Sendung, Kunde

Meldet der Lieferant einen Fehler in seiner Herstellercharge, führt die Vorwärtssuche von dieser Nummer zur eigenen Charge, von dort zu den Aufträgen und über die Lieferscheine zu den Kunden. Reklamiert umgekehrt ein Kunde einen Kabelsatz, führt die Rückwärtssuche vom Lieferschein zum Auftrag und zu allen Chargen, die darin verarbeitet wurden.

Im Ernstfall folgen dann die üblichen Schritte: betroffene Bestände sperren, laufende Aufträge mit dieser Charge anhalten, betroffene Kunden informieren, die Ursache klären und alles dokumentieren. Je genauer die Kette, desto kleiner der Kreis der Betroffenen.

Wer Rückverfolgbarkeit verlangt

Ein Gesetz, das jedem Fertigungsbetrieb eine Chargenrückverfolgung vorschreibt, gibt es nicht. Die Anforderungen kommen aus mehreren Richtungen:

Quelle	Was verlangt wird	Für wen
ISO 9001, Abschnitt 8.5.2	Produkte eindeutig kennzeichnen und Aufzeichnungen aufbewahren, wenn Rückverfolgbarkeit eine Anforderung ist	zertifizierte Betriebe
IATF 16949, Abschnitt 8.5.2.1	Rückverfolgbarkeit nach Risiko analysieren und planen, betroffene Teile schnell finden und aussondern	Automobilzulieferer
Kunden	Nachweise nach Qualitätssicherungsvereinbarung, oft mit Fristen für die Antwort	alle Zulieferer
EU-Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988, Art. 9 Abs. 5	Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder anderes Identifizierungsmerkmal am Produkt	Hersteller von Verbraucherprodukten
Lebensmittelrecht, Art. 18 VO (EG) Nr. 178/2002	Lieferanten und belieferte Unternehmen feststellen können	Lebensmittel- und Futtermittelunternehmen

Dazu kommt die Produkthaftung. Das Produkthaftungsgesetz schreibt keine Rückverfolgung vor. Nach § 1 ProdHaftG haftet der Hersteller aber für Schäden durch fehlerhafte Produkte auch ohne Verschulden. Wer betroffene Chargen genau eingrenzen kann, muss im Ernstfall nicht die gesamte Produktion eines Zeitraums zurückrufen.

Wie genau muss es sein?

Die wichtigste Entscheidung fällt vor jeder Software: Wie fein wird verfolgt?

• Auftrag oder Fertigungslos: Man weiß, welches Material in welchen Auftrag ging. Für viele Betriebe der sinnvolle Anfang.
• Charge: Jede Materialcharge wird am Wareneingang erfasst und bei der Verarbeitung gebucht. Das ist der übliche Standard bei Kundenforderungen.
• Seriennummer: Jedes einzelne Stück ist verfolgbar. Das ist nötig, wenn Kunden oder Vorschriften es ausdrücklich verlangen, und deutlich aufwendiger.

Nicht jedes Material braucht dieselbe Tiefe. Sinnvoll ist eine Chargenpflicht je Artikel: für sicherheitsrelevante Teile und für Material, bei dem Kunden einen Nachweis verlangen – nicht für Kabelbinder und Schrauben.

So bauen Sie die Rückverfolgung auf

1. Anforderungen sammeln. Welche Kunden, Normen und Vorschriften gelten für Ihre Produkte? Was steht in den Qualitätssicherungsvereinbarungen?
2. Chargenpflichtige Artikel festlegen. Welche Materialien werden verfolgt, welche nicht? Die Festlegung gehört an den Artikel, nicht in eine Liste neben dem System.
3. Wareneingang: Jede Lieferung erhält eine Charge, verbunden mit Lieferant und Herstellercharge. Ein Etikett macht sie im Lager lesbar.
4. Verbrauch buchen: Beim Verarbeiten wird die Charge am Auftrag erfasst – am besten per Scan am Arbeitsplatz. Wechselt mitten im Auftrag die Rolle, gehört auch der Wechsel in die Buchung.
5. Fertigmeldung und Prüfung: Gute Menge, Ausschuss und Prüfergebnisse stehen am selben Auftrag.
6. Versand: Lieferschein und Sendung verbinden den Auftrag mit dem Kunden.
7. Probelauf: Wählen Sie eine Materialcharge und verfolgen Sie sie bis zum Kunden. Jede Lücke, die dabei auffällt, kann Sie im Ernstfall nicht mehr überraschen.

Beginnen Sie nicht mit allen Artikeln auf einmal. Starten Sie mit den Materialien, für die Kunden Nachweise verlangen, und erweitern Sie den Kreis, wenn die Abläufe sitzen. Entscheidend ist, dass die Buchung dort geschieht, wo das Material verarbeitet wird – am Arbeitsplatz, im Moment der Verarbeitung. Jede Buchung, die später am Schreibtisch nachgeholt wird, ist eine mögliche Lücke.

Wo die Kette typischerweise reißt

• Restmengen: Die angebrochene Rolle geht zurück ins Lager, ohne Charge auf dem Etikett.
• Chargenwechsel im Auftrag: Die zweite Rolle wird verarbeitet, gebucht bleibt die erste.
• Nachträgliche Erfassung: Handzettel werden am Schichtende abgetippt – mit Lücken und Zahlendrehern.
• Nacharbeit und Ersatzteile: Material, das außerhalb des normalen Ablaufs verbaut wird, fehlt oft in der Buchung.
• Material außer Haus: Bei Lohnfertigung oder Heimarbeit verlässt Material den Betrieb; die Charge muss mitreisen.
• Freitextfelder: Wenn die Charge ein freies Textfeld ist, das niemand prüft, ist sie im Ernstfall nicht auffindbar.

Die meisten Lücken entstehen nicht in der Software, sondern im Ablauf. Deshalb hilft eine Pflicht an der richtigen Stelle mehr als eine Arbeitsanweisung: Ist ein Artikel chargenpflichtig, sollte das System die Buchung ohne Chargennummer gar nicht erst annehmen.

Was eine Software für die Chargenrückverfolgung können sollte

• Chargen ab Wareneingang mit Lieferant und Herstellercharge
• Chargenpflicht je Artikel, die beim Buchen auch durchgesetzt wird
• Erfassung am Arbeitsplatz, verbunden mit Auftrag, Person und Zeit
• Suche vorwärts und rückwärts, auch über den Lieferanten
• Liste der betroffenen Aufträge, Sendungen und Kunden auf Knopfdruck
• Bericht über Lücken, bevor ein Kunde danach fragt
• Verbindung zu Wareneingangsprüfung, Qualitätssperre und Versand – im selben System statt über Schnittstellen

Eine eigenständige Rückverfolgungslösung neben dem ERP muss alle Buchungen doppelt erhalten. Jede Schnittstelle, die dabei ausfällt, ist eine Lücke in der Kette.

Fragen Sie bei jeder Vorführung nach dem Ernstfall: Wie kommt man von einer Lieferantencharge zur Liste der betroffenen Kunden, und wie lange dauert das? Und was geschieht, wenn am Arbeitsplatz die Chargennummer fehlt?

Chargenrückverfolgung mit POM

• Vom Wareneingang bis zur Sendung: POM Traceability verfolgt Chargen vorwärts und rückwärts. Jede Charge trägt ab dem Wareneingang Lieferant und Herstellercharge; der Chargenbaum zeigt den Weg vom Material bis zur Sendung.
• Buchungen statt Nacharbeit: POM hält fest, welche Charge in welchem Auftrag, an welchem Arbeitsplatz und von wem verarbeitet wurde. Die Chargenpflicht legen Sie je Artikel fest; mit POM BDE wird das Chargenfeld am Terminal zur Pflicht, und der Server nimmt die Buchung ohne Chargennummer nicht an.
• Im Ernstfall: Die Betroffenheitsliste nennt die Aufträge, in denen eine Charge verarbeitet wurde, und die Sendungen, mit denen sie das Haus verlassen hat. Der Materialnachweis zeigt die Chargen eines Auftrags, der Lückenbericht, wo die Kette nicht geschlossen ist.
• Prüfen und sperren: Ist einem Artikel ein Prüfplan für den Wareneingang zugeordnet, bleibt die Lieferung mit POM Inspection und POM Warenwirtschaft im Sperrbestand, bis die Prüfung sie freigibt. Eine Qualitätssperre hält den Auftrag an der Fertigmeldung an.
• Ehrlicher Umfang: POM arbeitet mit Chargen. Seriennummern gefertigter Teile gehören nicht dazu. Ob der Umfang zu Ihren Nachweispflichten passt, prüfen Sie im 30-Tage-Test mit allen Modulen, ohne Vertrag.

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die für Ihre Produkte geltenden Gesetze und Normen sowie Ihre Vereinbarungen mit Kunden.