Concurrent User oder Named User: Welches ERP-Lizenzmodell passt?

„Je Benutzer und Monat“ steht in fast jedem ERP-Angebot. Was ein Benutzer ist, steht dort seltener. Genau davon hängt aber ab, wie viele Lizenzen ein Betrieb braucht – und damit ein großer Teil der laufenden Kosten. Für Fertigungsbetriebe mit Schichtarbeit, Terminals in der Halle und vielen Gelegenheitsnutzern ist die Frage besonders wichtig: Dieselbe Belegschaft kann je nach Lizenzmodell sehr unterschiedlich viele Lizenzen bedeuten.

Die Lizenzmodelle im Überblick

Modell	Was gezählt wird	Passt zu
Named User (benannter Benutzer)	jede Person mit eigenem Zugang	kleinen, festen Teams, die den ganzen Tag im System arbeiten
Concurrent User (gleichzeitiger Benutzer)	die Personen, die zur selben Zeit angemeldet sind	Schichtbetrieb, Terminals, vielen Gelegenheitsnutzern
Gerätelizenz	jeder Rechner oder jedes Terminal, unabhängig davon, wer es bedient	festen Arbeitsplätzen, die sich mehrere Personen teilen
Modullizenz	das Nutzungsrecht je Bereich, meist kombiniert mit einem der Modelle oben	Betrieben, die schrittweise ausbauen

Manche Anbieter unterscheiden außerdem zwischen vollwertigen und eingeschränkten Benutzern mit unterschiedlichen Preisen. Andere kombinieren die Modelle, etwa benannte Lizenzen für das Büro und Gerätelizenzen für die Halle.

Named User: jede Person zählt

Beim Named-User-Modell ist jede Lizenz fest einer Person zugeordnet. Wer einen eigenen Zugang hat, braucht eine Lizenz – unabhängig davon, ob er acht Stunden am Tag im System arbeitet oder einmal in der Woche eine Buchung macht.

Das Modell hat Vorteile: Es ist leicht zu verstehen, jede berechtigte Person kommt jederzeit ins System, und die Kosten sind gut planbar. In einem kleinen Büro, in dem fünf Menschen den ganzen Tag mit dem ERP arbeiten, ist es oft die einfachste Wahl.

Teuer wird es bei Menschen, die das System nur gelegentlich brauchen: der Schichtführer, der zweimal am Tag Aufträge freigibt, die Aushilfe im Lager, die Wareneingänge bucht, oder die Geschäftsleitung, die einmal in der Woche Kennzahlen ansieht. Jede dieser Personen kostet so viel wie ein Vollzeitnutzer. Dazu kommt die Frage, was mit einer Lizenz passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Klären Sie vorab, ob und wie oft sich eine benannte Lizenz einer anderen Person zuordnen lässt.

Concurrent User: gezählt wird, wer gerade arbeitet

Beim Concurrent-User-Modell legt die Lizenz fest, wie viele Personen die Software gleichzeitig nutzen dürfen. Wer das ist, spielt keine Rolle. Mit zehn gleichzeitigen Lizenzen können also auch dreißig Mitarbeiter arbeiten – nur nie mehr als zehn zur selben Zeit. Andere Namen für dieses Modell sind Floating-Lizenz oder Netzwerklizenz.

Technisch zählt ein Lizenzserver oder die Software selbst die offenen Sitzungen. Sind alle Lizenzen belegt, muss der nächste Nutzer warten, bis jemand anderes seine Sitzung beendet.

Für Fertigungsbetriebe passt das Modell oft besser zur Wirklichkeit: Früh- und Spätschicht teilen sich dieselben Lizenzen, Gelegenheitsnutzer belegen nur dann eine Lizenz, wenn sie angemeldet sind, und neue Mitarbeiter bekommen einen Zugang, ohne dass eine weitere Lizenz fällig wird.

Der Preis je Lizenz ist dabei nicht das entscheidende Maß. Ob eine gleichzeitige Lizenz mehr kostet als eine benannte, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Vergleichen sollten Sie immer die Summe über alle Lizenzen, die Sie tatsächlich brauchen.

Rechenbeispiel: Fertigungsbetrieb mit zwei Schichten

Ein Betrieb mit 64 Menschen, die mit dem ERP arbeiten: 14 in Büro und Arbeitsvorbereitung, 6 in Lager, Versand und Qualitätssicherung, 4 Schichtführer und 40 Mitarbeiter in der Fertigung, die in zwei Schichten an acht Terminals ihre Aufträge zurückmelden. Die Terminals bleiben den ganzen Tag angemeldet; wer bucht, scannt dort nur Auftrag und Personalnummer.

Wie viele Sitzungen gleichzeitig offen sind, zeigt der Tagesverlauf:

Gruppe	Personen oder Geräte	10 Uhr	14 Uhr (Schichtwechsel)	20 Uhr
Büro und Arbeitsvorbereitung	14	12	11	0
Lager, Versand, Qualität	6	5	5	1
Schichtführer	4	2	4	2
Terminals in der Halle	8	8	8	8
Gleichzeitig angemeldet	–	27	28	11

Der Spitzenwert liegt beim Schichtwechsel, wenn sich beide Schichtführungen überschneiden. Mit einer kleinen Reserve reichen 30 gleichzeitige Lizenzen. Im Vergleich:

Modell	Benötigte Lizenzen
Named User, jeder Fertigungsmitarbeiter mit eigenem Zugang	64
Named User, Terminals als Gerätelizenz	24 Personen und 8 Terminals
Concurrent User, Spitzenwert plus Reserve	30

Welche Variante günstiger ist, entscheidet am Ende der Preis je Lizenz. Eine einfache Rechnung hilft: Teilen Sie die Zahl der benannten Lizenzen durch die Zahl der gleichzeitigen. Im ersten Fall ergibt das 64 ÷ 30, also rund 2,1. Gleichzeitige Lizenzen lohnen sich hier, solange eine davon weniger als gut das Doppelte einer benannten kostet. Zählt der Anbieter die Terminals dagegen als Geräte, stehen bei gleichem Preis je Lizenz 32 gegen 30 Lizenzen – der Vorteil ist fast aufgebraucht.

Das Beispiel zeigt: Wie Terminals gezählt werden, kann wichtiger sein als das Lizenzmodell selbst.

So ermitteln Sie Ihren Bedarf

1. Nutzergruppen auflisten. Büro, Arbeitsvorbereitung, Halle, Lager, Qualität, Geschäftsleitung, Aushilfen – und für jede Gruppe, ob sie mit eigenem Zugang oder über ein Terminal arbeitet.
2. Den Tagesverlauf aufnehmen. Anmeldeprotokolle des bisherigen Systems, Schichtpläne und Buchungszeiten zeigen, wer wann arbeitet. Wo keine Daten vorliegen, hilft eine Strichliste über zwei Wochen.
3. Spitzen suchen. Typisch sind der Schichtwechsel, der Monatsabschluss, die Inventur und Tage mit vielen Eilaufträgen.
4. Dauerläufer mitzählen. Terminals, Leitstandbildschirme und Maschinenarbeitsplätze, die den ganzen Tag angemeldet sind, belegen durchgehend je eine Lizenz.
5. Reserve und Wachstum einplanen. Eine kleine Reserve verhindert Wartezeiten an Spitzentagen. Planen Sie außerdem ein, welche Bereiche in den nächsten Jahren dazukommen sollen.

Worauf Sie im Vertrag achten sollten

Die wichtigsten Fragen stehen selten im Preisblatt, sondern in den Lizenzbedingungen:

• Was genau zählt? Die Person, das Gerät oder die offene Sitzung? Belegt jemand, der an zwei Rechnern angemeldet ist, eine Lizenz oder zwei?
• Wie werden Terminals gezählt? Als normale Sitzung, als eigene Terminal- oder Gerätelizenz – oder braucht jeder, der dort bucht, eine eigene Lizenz?
• Wann wird ein Platz frei? Nach einem Absturz oder vergessenen Abmelden sollte eine Sitzung nach kurzer Zeit von selbst freigegeben werden. Fragen Sie auch, ob die Administration zeigt, wer gerade angemeldet ist.
• Wie werden Module gezählt? Manche Anbieter lizenzieren Module für alle Benutzer gemeinsam, andere je Modul mit eigener Benutzerzahl. Die Zählung je Modul passt, wenn nur wenige Menschen ein Modul brauchen, etwa die Buchhaltung. Sollen später mehr Menschen eine Funktion nutzen, steigt die Zahl für dieses Modul.
• Indirekte Nutzung: Manche Verträge werten Zugriffe über Schnittstellen – etwa von einem Webshop, einer Zeiterfassung oder einer anderen Software – als eigene, lizenzpflichtige Nutzung. Klären Sie das, bevor Sie die erste Schnittstelle bauen.
• Wie wird geprüft? Über einen Lizenzserver des Herstellers im Internet, lokal oder gar nicht? Was geschieht, wenn die Verbindung ausfällt? Und darf der Hersteller die Nutzung in einem Lizenzaudit kontrollieren?
• Wie flexibel ist die Anpassung? Wie schnell lassen sich Lizenzen aufstocken oder reduzieren, und was geschieht mit den Daten eines abbestellten Moduls?

Welches Modell passt zu Ihrem Betrieb?

Named User passt, wenn wenige Menschen den ganzen Tag im System arbeiten, die Zahl der Nutzer lange stabil bleibt und jeder jederzeit ohne Wartezeit hineinkommen muss.

Concurrent User passt, wenn im Schichtbetrieb gearbeitet wird, Terminals in der Halle stehen, viele Menschen das System nur kurz nutzen oder die Belegschaft schwankt, etwa durch Aushilfen und Saisonkräfte.

Als Faustregel gilt: Je größer der Abstand zwischen der Zahl der Benutzerkonten und der Zahl der gleichzeitig angemeldeten Personen, desto eher lohnen sich gleichzeitige Lizenzen. Wie groß dieser Abstand bei Ihnen ist, zeigt nur eine ehrliche Zählung – nicht die Schätzung im Verkaufsgespräch.

Gleichzeitige Benutzer mit POM

POM ist in einem Fertigungsbetrieb entstanden. Gezählt werden gleichzeitig angemeldete Benutzer, und zwar je Modul:

• Benutzer je Modul: Im Kern und in jedem Modul buchen Sie so viele gleichzeitig angemeldete Benutzer, wie Sie brauchen – etwa zehn in der Warenwirtschaft und einen in der Buchhaltung. Benutzerkonten legen Sie unbegrenzt an.
• Hallenterminal als ein Benutzer: Ein Terminal in der Halle zählt als ein Benutzer im Kern und in POM BDE. Wie viele Werker im Lauf einer Schicht dort per Ausweis buchen, spielt für die Lizenz keine Rolle.
• Abonnement, Preis online: POM gibt es als Abonnement, Updates sind enthalten. Den Preis für Ihre Auswahl berechnen Sie im Konfigurator auf der Preisseite; bei mehr als 100 gleichzeitigen Benutzern gibt es ein individuelles Angebot.
• Lizenz ohne Lizenzserver: Die Lizenzdatei wird lokal gegen eine digitale Signatur geprüft, ohne Internetzugang. Ist sie unlesbar, läuft POM sieben Tage mit Hinweis weiter – mehr dazu unter Architektur und Sicherheit.
• Anpassen ohne Neuinstallation: Kommen Module oder Benutzer dazu, erhalten Sie eine neue Lizenzdatei und aktivieren sie auf Ihrem Server. Ein abgewähltes Modul nimmt Funktionen weg, nie Daten.

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihrer Lizenzverträge.