E-Rechnungspflicht: Was Fertigungsbetriebe bis 2028 tun müssen

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht gemacht. Die Regeln stehen in § 14 des Umsatzsteuergesetzes, Einzelheiten hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 15. Oktober 2024 erläutert. Betroffen sind alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) – Rechnungen an Privatkunden nicht.

Die Fristen im Überblick

Zeitraum	Empfang	Ausstellung
seit 1. Januar 2025	Pflicht für alle Unternehmen	Papier und – mit Zustimmung des Empfängers – andere Formate wie PDF weiter erlaubt
2026	Pflicht	wie 2025
2027	Pflicht	E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; kleinere Unternehmen dürfen noch wie bisher abrechnen
ab 1. Januar 2028	Pflicht	E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten schon länger eigene Vorgaben, meist im Format XRechnung.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Gemeint ist ein strukturiertes Format, aus dem sich die Rechnungsdaten automatisch auslesen lassen und das der europäischen Norm EN 16931 entspricht:

• XRechnung: reine XML-Datei, ohne sichtbares Rechnungsbild. Zum Lesen braucht man eine Anzeigesoftware.
• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar. Zulässig ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
• Andere Verfahren wie EDI sind unter bestimmten Voraussetzungen weiter möglich. Ob Ihre bestehenden Verfahren darunter fallen, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

Eine PDF-Datei ohne eingebettete Daten, ein Word-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung sind dagegen sonstige Rechnungen – nur noch in der Übergangszeit erlaubt.

Was das für Fertigungsbetriebe bedeutet

Fertigungsbetriebe sind von beiden Seiten betroffen: Sie kaufen viel ein und stellen viele Rechnungen aus.

Im Eingang kommen immer mehr Rechnungen als XML. Wer sie ausdruckt und abtippt, verschenkt den eigentlichen Vorteil: Die Daten lassen sich automatisch gegen Bestellung und Wareneingang prüfen. Ideal ist eine Drei-Wege-Prüfung – stimmen Bestellung, gelieferte Menge und Rechnung überein, kann die Rechnung ohne Umweg zur Freigabe.

Im Ausgang muss das eigene System ab 2027 oder spätestens 2028 Rechnungen erzeugen, die der Norm entsprechen: vollständige Pflichtangaben, korrekte Steuerschlüssel, Mengeneinheiten nach Codeliste, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. Das gelingt nur, wenn Stammdaten und Belegkette sauber sind.

In der Buchhaltung muss die Rechnung im Originalformat unverändert aufbewahrt werden. Das menschenlesbare Bild allein genügt nicht – maßgeblich sind die strukturierten Daten.

Fünf Schritte zur Umsetzung

1. Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen kommen und gehen im Monat, in welchen Formaten, von und an wen?
2. Empfang organisieren: ein zentrales Rechnungspostfach und Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen, prüfen und an die Buchhaltung übergeben kann.
3. Ausgang umstellen: prüfen, ob Ihr ERP normgerechte E-Rechnungen erzeugt, und mit einigen Kunden einen Testlauf machen.
4. Archiv und Steuerberatung: revisionssichere Ablage der Originaldateien klären und die Übergabe an die Steuerberatung, etwa per DATEV, einrichten.
5. Kunden und Lieferanten informieren: Formate, Empfangsadressen und Zeitplan abstimmen – am besten deutlich vor der eigenen Pflicht.

Die Übergangszeit nutzen

Die Pflicht zum Ausstellen greift für viele erst 2028. Früher umzustellen lohnt sich trotzdem: Jede Rechnung, die nicht abgetippt werden muss, spart Zeit und Fehler, und automatisch geprüfte Eingangsrechnungen lassen sich schneller freigeben. Wer ohnehin über ein neues ERP nachdenkt, sollte die E-Rechnung zur Pflichtanforderung machen.

E-Rechnungen in POM

• Import im Kern: Eingehende XRechnungen lassen sich in POM Core einlesen.
• Lesen und schreiben: POM Accounting verarbeitet E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD – eingehend wie ausgehend – und tauscht Buchungsdaten mit der Steuerberatung im DATEV-Format aus.
• Prüfung im Einkauf: POM Warenwirtschaft prüft eingehende Rechnungen gegen Bestellung und Wareneingang (Zwei- und Drei-Wege-Prüfung).
• Eine Belegkette: Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung entstehen auseinander – die Daten für die E-Rechnung sind deshalb schon vollständig im System.

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums in ihrer aktuellen Fassung.