ERP On-Premise oder Cloud? Vor- und Nachteile für Fertigungsbetriebe

Wer ein ERP-System auswählt, muss früh entscheiden, wo es laufen soll: auf einem Server im eigenen Haus oder in der Cloud des Anbieters. Für Fertigungsbetriebe ist das mehr als eine technische Frage. Es geht um Daten, die Kunden geschützt sehen wollen, um Terminals in der Halle, die auch dann funktionieren sollen, wenn die Internetleitung ausfällt – und um die Verantwortung für Datensicherung, Updates und Sicherheit, die beim eigenen Server im Haus bleibt.

On-Premise, Cloud und Mischformen

• On-Premise: Die Software läuft auf einem Server im eigenen Unternehmen, die Daten liegen dort. Betrieb, Datensicherung und Updates übernehmen Sie selbst oder Ihr IT-Dienstleister. Die Lizenz wird gekauft oder gemietet.
• Cloud (Software as a Service): Der Anbieter betreibt die Software in seinem Rechenzentrum. Sie greifen über das Internet zu, meist im Browser, und zahlen eine laufende Gebühr. Updates spielt der Anbieter ein.
• Mischformen: Die Software läuft auf einem gemieteten Server in einem Rechenzentrum, oder einzelne Teile laufen in der Cloud und der Kern im Haus.

Wer ein ERP ohne Cloud sucht, meint meist die erste Variante: Software und Daten bleiben vollständig im eigenen Netz.

Der Vergleich auf einen Blick

Kriterium	On-Premise	Cloud
Kosten	Server und Einrichtung, danach Lizenz und Betrieb	laufende Gebühr, kaum Anfangskosten
IT-Aufwand	Server, Datensicherung, Updates und Sicherheit liegen bei Ihnen	Betrieb und Updates übernimmt der Anbieter
Speicherort	im eigenen Haus	im Rechenzentrum des Anbieters
Verfügbarkeit	im lokalen Netz auch ohne Internet	nur mit stabiler Internetverbindung
Updates	Zeitpunkt bestimmen Sie	Zeitpunkt bestimmt meist der Anbieter
Zugriff von außen	über die eigene Infrastruktur, etwa ein VPN	von überall mit Internetzugang
Anbieterwechsel	die Daten liegen bereits im Haus	Export nach Vertrag und EU Data Act

Kosten: Investition gegen laufende Gebühr

Ein Cloud-ERP ist schnell gestartet: kein Server, keine Installation, eine monatliche Gebühr. Diese Gebühr läuft allerdings, solange Sie das System nutzen, und sie wächst meist mit jedem zusätzlichen Benutzer.

Beim eigenen Server kommen andere Posten dazu:

• Server-Hardware oder ein Anteil an einem vorhandenen Server
• Lizenzen für Betriebssystem und Datenbank des Servers, je nach Produkt
• Datensicherung mit Software, Speichermedien und einer Kopie außer Haus
• Betreuung durch die eigene IT oder einen IT-Dienstleister
• Strom, Kühlung und ein abschließbarer Raum

On-Premise heißt dabei nicht automatisch Kauf: Auch Software, die auf dem eigenen Server läuft, wird zur Miete angeboten. Vergleichen Sie deshalb nicht den Monatspreis, sondern die Gesamtkosten über mehrere Jahre – mit allen Posten auf beiden Seiten. Haben Sie Server, Datensicherung und IT-Betreuung ohnehin, fällt für das ERP nur ein Teil davon zusätzlich an. Welche Posten ein ERP-Projekt insgesamt verursacht, zeigt der Artikel Was kostet ein ERP-System?

Datenhoheit und Rechtsfragen

Beim eigenen Server bleiben die Daten im Haus. In der Cloud liegen sie beim Anbieter – das ist erlaubt, bringt aber Pflichten mit sich:

• Auftragsverarbeitung: Verarbeitet ein Cloud-Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa Kunden- oder Mitarbeiterdaten, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nach Auffassung der Datenschutzaufsicht gilt das auch für Wartung und Fernwartung, wenn der Dienstleister dabei auf personenbezogene Daten zugreifen kann – also unter Umständen auch beim eigenen Server.
• Drittländer: Werden personenbezogene Daten in ein Land außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, ist das nur unter den Bedingungen der Art. 44 ff. DSGVO zulässig. Fragen Sie, wo das Rechenzentrum steht und von wo aus Support und Wartung geleistet werden.
• Buchführung: Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen im Inland und in anderen EU-Staaten geführt werden, in Drittstaaten nur mit Bewilligung der Finanzbehörde (§ 146 AO). Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt auf die Daten zugreifen – auch bei Dritten, die sie speichern (§ 147 Abs. 6 AO). Nach den GoBD bleibt das Unternehmen für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich, auch wenn es Aufgaben auslagert.
• Anbieterwechsel: Seit dem 12. September 2025 gelten die Wechselregeln des EU Data Act für Cloud-Dienste, ausdrücklich auch für Software as a Service. Nach einer Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten muss der Wechsel in der Regel innerhalb von 30 Tagen möglich sein. Ab dem 12. Januar 2027 dürfen Anbieter dafür keine Wechselentgelte mehr verlangen. Für individuell entwickelte Dienste und Testversionen gelten Ausnahmen.

Dazu kommen die Vorgaben Ihrer Kunden: Manche Auftraggeber, etwa aus der Automobilindustrie oder der Luft- und Raumfahrt, regeln, wo und wie ihre Zeichnungen und Daten gespeichert werden dürfen. Prüfen Sie solche Vorgaben, bevor Sie sich festlegen. Für Cloud-Dienste bietet der Kriterienkatalog C5 des BSI eine Orientierung: Er beschreibt Mindestanforderungen an die Informationssicherheit, deren Einhaltung Wirtschaftsprüfer in einem Testat bestätigen.

Verfügbarkeit, Updates und Anpassungen

Verfügbarkeit: Ein Cloud-ERP ist nur so erreichbar wie Ihre Internetleitung und das Rechenzentrum des Anbieters. Fällt die Leitung aus, kann in Büro und Halle niemand buchen, solange es keine zweite Leitung gibt. Ein System im eigenen Haus arbeitet im lokalen Netz weiter – fällt aber der eigene Server aus, hilft nur ein guter Notfallplan. Achten Sie in der Cloud auf die zugesicherte Verfügbarkeit im Vertrag, beim eigenen Server auf Wartungsvertrag, Ersatzteile und die Zeit bis zur Wiederherstellung.

Updates: In der Cloud spielt der Anbieter neue Versionen ein, meist für alle Kunden zur selben Zeit. Sie müssen sich um nichts kümmern, bestimmen den Zeitpunkt aber meist nicht selbst. Beim eigenen Server legen Sie den Termin fest, etwa außerhalb der Schichtzeiten – müssen Updates dann aber auch tatsächlich einspielen. Ein System, das jahrelang nicht aktualisiert wird, ist ein Sicherheitsrisiko.

Anpassungen und Schnittstellen: In der Cloud sind tiefe Anpassungen oft begrenzt. Im eigenen Haus lassen sich Geräte und Programme im lokalen Netz – etwa Terminals, Waagen oder Etikettendrucker – oft einfacher anbinden.

Wann sich ein eigener Server lohnt

Eher On-Premise, wenn …

• Sie bereits einen Server und eine IT oder einen IT-Dienstleister haben,
• Kunden Vorgaben zum Speicherort ihrer Daten machen,
• Terminals und Geräte in der Halle auch bei einem Ausfall der Internetleitung arbeiten sollen,
• Sie den Zeitpunkt von Updates selbst bestimmen wollen.

Eher Cloud, wenn …

• es weder eine eigene IT noch einen IT-Dienstleister gibt,
• viele Mitarbeiter unterwegs oder an Standorten ohne gemeinsames Netz arbeiten,
• Sie keinen Server und keine Datensicherung betreiben wollen,
• Sie schnell starten möchten und die laufenden Kosten in Kauf nehmen.

Mindestanforderungen für den eigenen Server

Ein ERP auf dem eigenen Server ist nur so gut wie sein Betrieb. Diese Punkte gehören dazu:

• Datensicherung nach Plan: Verbreitet ist die 3-2-1-Regel – drei Kopien der Daten auf zwei verschiedenen Medien, eine davon an einem anderen Ort. Mindestens eine Kopie sollte vom Netz getrennt sein, damit Schadsoftware sie nicht mitverschlüsselt.
• Wiederherstellung üben: Eine Sicherung ist erst etwas wert, wenn die Rücksicherung geklappt hat. Testen Sie sie regelmäßig.
• Updates einplanen: für Betriebssystem, Datenbank und ERP – mit festem Termin und einer verantwortlichen Person.
• Rechte sauber vergeben: persönliche Konten statt Sammelzugängen, Rollen je Aufgabe, Administratorrechte nur für wenige.
• Fernzugriff absichern: Zugriff von außen nur über ein VPN, keine offenen Zugänge ins Internet.
• Protokolle führen: Wer hat sich wann angemeldet, wer hat Rechte geändert?
• Server geschützt aufstellen: abgeschlossener Raum, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Überwachung von Speicherplatz und Festplatten.
• Zuständigkeiten festhalten: Was übernimmt Ihre IT, was der IT-Dienstleister, was der Softwareanbieter – und wer ist im Notfall erreichbar?

ERP On-Premise mit POM

POM ist für den Betrieb im eigenen Haus gebaut:

• Auf Ihrem Server: POM läuft auf Ihrem eigenen Server, an den Arbeitsplätzen läuft eine Windows-Anwendung, und alle greifen auf eine Datenbank in Ihrem Netz zu. WEKAS sitzt nicht im operativen Datenstrom, und eine Cloud ist für den Betrieb nicht nötig. Wie das aufgebaut ist, zeigt die Seite Architektur.
• Zugriff nach Ihren Regeln: Von außen erreichen Sie POM über Ihre eigene Infrastruktur, etwa Ihr Firmen-VPN. Welche Wege offen sind, entscheidet Ihre IT.
• Lizenz ohne Internet: Die Lizenzdatei wird lokal gegen eine digitale Signatur geprüft – ohne Internetzugang und ohne Lizenzserver.
• Rechte am Server geprüft: In POM Core regeln Rollen und Rechte, wer was sieht und ändert – geprüft am Server, nicht nur am Arbeitsplatz. Die Administration führt ein Sicherheitsprotokoll und enthält die Datensicherung; mehr dazu unter Sicherheit.
• Terminals im eigenen Netz: Das Terminal von POM BDE ist eine Ansicht des POM-Clients und läuft auf einem Windows-Rechner in der Halle.
• Mehrere Gesellschaften, ein Server: Mit POM Enterprise arbeiten mehrere Gesellschaften in einer Installation, jede mit eigenem, sauber getrenntem Datenbestand. Updates, Datensicherung und Lizenz betreut Ihre IT einmal statt je Gesellschaft.
• Ihre IT bleibt zuständig: POM ersetzt keine IT-Sicherheit. Server, Netz, Backup-Strategie und Zugänge bleiben in Ihrer Hand; POM fügt sich ein.
• Installation ohne Pflichtprojekt: POM ist für die Installation durch Ihre IT oder Ihren IT-Dienstleister ausgelegt, Unterstützung gibt es auf Wunsch. Was Arbeitsplatz und Server brauchen, steht auf der Seite Download.
• Updates inklusive: Neue Versionen sind in der Lizenz enthalten.
• Erst testen: 30 Tage mit allen Modulen auf Ihrem eigenen Server, ohne Vertrag. Die Preise stehen offen auf der Preisseite.

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die DSGVO, die Abgabenordnung, der EU Data Act und Ihre Verträge in der jeweils geltenden Fassung.