ERP, PPS, MES und CRM: Was ist der Unterschied?

Wer Software für einen Fertigungsbetrieb sucht, stolpert nach wenigen Minuten über vier Abkürzungen: ERP, PPS, MES und CRM. Anbieter verwenden sie unterschiedlich, manche Produkte tragen zwei davon im Namen, und Vergleichsportale sortieren sie in getrennte Kategorien. Dabei ist die Aufteilung weniger kompliziert, als sie wirkt: Jedes der vier Systeme beantwortet eine andere Frage.

Die Kurzfassung

System	Beantwortet die Frage	Typische Aufgaben
ERP	Was kaufen, verkaufen und berechnen wir?	Angebote, Aufträge, Einkauf, Lager, Rechnungen, Buchhaltung
CRM	Wer sind unsere Kunden, und was wollen sie?	Anfragen, Interessenten, Kundenhistorie, Vertriebsgebiete
PPS	Wann wird was auf welchen Ressourcen gefertigt?	Termin- und Kapazitätsplanung, Arbeitsgänge, Personaleinsatz
MES	Was passiert gerade in der Fertigung?	Reihenfolge je Maschine, Rückmeldungen, OEE, Rüstoptimierung

Die vier Systeme hängen eng zusammen: Ohne Kunden kein Auftrag, ohne Auftrag keine Planung, ohne Planung keine Fertigung, und ohne Rückmeldung aus der Fertigung weiß das ERP nicht, ob es liefern und berechnen kann.

ERP: das kaufmännische Rückgrat

ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Planung der Ressourcen eines Unternehmens. Gemeint ist in erster Linie die kaufmännische Seite: Aus einem Angebot wird eine Auftragsbestätigung, daraus ein Lieferschein und eine Rechnung. Der Einkauf bestellt, was fehlt, das Lager führt Bestände, und die Buchhaltung bucht Ein- und Ausgangsrechnungen, verfolgt offene Posten und übergibt die Daten an die Steuerberatung.

Für Fertigungsbetriebe kommen eigene Anforderungen dazu: Stücklisten, Kalkulation mit Material- und Maschinenkosten, Rahmenbestellungen, Chargen. Ein gutes ERP hält dabei die Belegkette zusammen – jede Rechnung weiß, aus welchem Auftrag sie stammt, und jede Position, aus welchem Angebot.

Seine Schwäche liegt woanders: Ein klassisches ERP kennt Aufträge und Liefertermine, aber nur selten die Wirklichkeit in der Halle. Ob ein Termin hält, weil Maschine und Mitarbeiter frei sind, beantwortet es oft nicht.

CRM: alles über den Kunden

CRM steht für Customer Relationship Management. Ein CRM sammelt, was ein Unternehmen über seine Kunden und Interessenten weiß: Anfragen, Gespräche, Angebote, Reklamationen, Ansprechpartner. Sein Zweck ist, dass keine Anfrage liegen bleibt und jeder im Vertrieb mit demselben Wissen spricht.

In Fertigungsbetrieben ist das CRM weniger Marketing-Werkzeug als Arbeitsliste: Eine Anfrage kommt herein, jemand muss sie bewerten, eine Kalkulation anstoßen und rechtzeitig ein Angebot schreiben. Entscheidend ist deshalb der Übergang: Aus der Anfrage muss ohne Abtippen ein Angebot werden – und aus dem Angebot ein Auftrag, den die Planung sofort sieht.

PPS: Planung und Steuerung der Produktion

PPS steht für Produktionsplanung und -steuerung. Das PPS nimmt die Aufträge aus dem ERP und verteilt sie über Tage und Wochen auf Arbeitsplätze, Maschinen und Menschen. Es prüft, ob die Kapazität reicht, welche Arbeitsgänge voneinander abhängen und ob der zugesagte Liefertermin zu halten ist.

Ein modernes PPS zeigt den Plan meist als Gantt-Diagramm: Jeder Auftrag ist ein Balken, jeder Arbeitsgang ein Abschnitt darin. Verschiebt die Arbeitsvorbereitung einen Auftrag, sieht sie sofort die Folgen – für Kapazität, Liefertermin und die Frage, wer die Arbeit überhaupt ausführen kann. Dafür braucht das PPS Wissen, das nicht im klassischen ERP steckt: Qualifikationen, Abwesenheiten, Rüstzeiten.

MES: die Ebene an der Maschine

MES steht für Manufacturing Execution System, auf Deutsch auch Fertigungsmanagementsystem. Die VDI-Richtlinie 5600 beschreibt seine Aufgaben, darunter Feinplanung und Feinsteuerung, Datenerfassung, Leistungsanalyse und Qualitätsmanagement. Vereinfacht gesagt setzt das MES den Plan des PPS an der Maschine um: Es legt die genaue Reihenfolge fest, gibt Aufträge an die Anlage und sammelt die Rückmeldungen.

Zwei Begriffe gehören dazu:

• BDE (Betriebsdatenerfassung): Mitarbeiter melden am Terminal, an welchem Auftrag sie wie lange gearbeitet und wie viel sie gefertigt haben.
• MDE (Maschinendatenerfassung): Die Maschine meldet Laufzeiten, Stillstände und Stückzahlen selbst.

Aus diesen Daten entsteht die wichtigste MES-Kennzahl, die OEE (Overall Equipment Effectiveness): Sie zeigt, welcher Anteil der geplanten Zeit einer Maschine tatsächlich gute Teile hervorbringt. Ein weiterer Hebel ist die Rüstoptimierung: Wer ähnliche Aufträge hintereinander fertigt, spart Umbauzeit.

Wo sich die Systeme überschneiden

In der klassischen Automatisierungspyramide liegt das ERP ganz oben auf der Unternehmensebene, das MES darunter auf der Betriebsleitebene und die Maschinensteuerung ganz unten. Die Normenreihe IEC 62264 (auch als ISA-95 bekannt) beschreibt, welche Daten zwischen diesen Ebenen fließen. Das PPS sitzt dazwischen – manche Anbieter rechnen es dem ERP zu, andere dem MES.

Genau an diesen Grenzen entstehen die Überschneidungen:

• Aufträge entstehen im ERP und werden im PPS geplant.
• Rückmeldungen entstehen im MES und verändern Plan, Kalkulation und Liefertermin.
• Kunden leben im CRM, ihre Aufträge im ERP und ihre Reklamationen in der Qualitätssicherung.
• Mitarbeiter braucht die Planung (Kapazität, Qualifikation), die BDE (Buchungen) und die Lohnabrechnung (Akkord, Zeiten).

Arbeiten die Bereiche mit getrennten Programmen, braucht jede dieser Grenzen eine Schnittstelle. Jede Schnittstelle muss gebaut, bezahlt und bei jedem Update geprüft werden – und jede ist eine Stelle, an der Daten doppelt gepflegt werden oder auseinanderlaufen.

Vier Programme oder ein System?

Getrennte Spezialsysteme haben ihre Berechtigung. Konzerne mit einem gesetzten ERP ergänzen oft ein eigenes MES; hochautomatisierte Werke brauchen Maschinenanbindungen, die ein kaufmännisches System nicht leisten muss.

Für kleine und mittlere Fertigungsbetriebe sieht die Rechnung meist anders aus. Hier arbeiten dieselben Menschen in mehreren Rollen, und jede zusätzliche Software bedeutet eine weitere Anmeldung, eine weitere Datenpflege und einen weiteren Anbieter. Ein System, in dem ERP, CRM, PPS und MES auf einer Datenbank arbeiten, hat drei handfeste Vorteile:

1. Stammdaten gibt es nur einmal. Ein Mitarbeiter wird einmal angelegt – Planung, Betriebsdatenerfassung und Leistungslohn arbeiten mit demselben Datensatz.
2. Jeder sieht denselben Stand. Die Rückmeldung am Terminal verändert sofort den Plan, und der Vertrieb sieht, ob der Termin hält.
3. Automatisierung wächst mit. Je mehr Bereiche im selben System arbeiten, desto mehr Abläufe lassen sich verketten – vom Wareneingang bis zur Rechnung.

Wichtig ist dabei, dass ein solches System modular bleibt: Niemand sollte für ein MES bezahlen, der noch keine Maschinen steuern will.

So verbindet POM die vier Welten

POM ist aus genau diesem Gedanken entstanden – in einem Fertigungsbetrieb, der seine Programme leid war. Alle Module arbeiten auf derselben Datenbank und greifen ineinander:

• ERP: POM Warenwirtschaft mit Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Einkauf und Lager, dazu POM Accounting für Finanzbuchhaltung, DATEV-Austausch und E-Rechnung.
• CRM: POM Sales mit Anfragen, Interessenten und der ganzen Kundengeschichte – direkt bis zum Angebot.
• PPS: POM Core mit Aufträgen und Stammdaten, POM Planning mit Gantt-Planung und Mitarbeiterempfehlung.
• MES: POM BDE für Rückmeldungen am Terminal und POM MES mit Leitstand, Maschinenclient, OEE und Rüstoptimierung – heute für die Kabelkonfektion.

Der Kern mit Aufträgen und Planung ist immer dabei, alles Weitere wird einzeln dazugebucht. Ändert sich der Bedarf, gibt es eine neue Lizenz, die auf dem eigenen Server aktiviert wird – ohne Neuinstallation und ohne Datenumzug. Was welches Modul kostet, steht offen auf der Preisseite.

Checkliste: Was Ihr System können sollte

Egal, ob Sie ein einzelnes System oder mehrere suchen – diese Fragen trennen schnell die Spreu vom Weizen:

• Läuft ein Auftrag vom Angebot bis zur Rechnung ohne Abtippen durch?
• Plant das System mit echten Kapazitäten, Abwesenheiten und Qualifikationen?
• Kommen Rückmeldungen aus der Fertigung ohne Verzögerung in Plan und Kalkulation an?
• Gibt es Kennzahlen wie Termintreue, Soll-Ist-Vergleich und OEE?
• Bekommt die Steuerberatung ihre Daten (DATEV), und kann das System E-Rechnungen lesen und schreiben?
• Läuft es dort, wo Ihre Daten liegen sollen – im eigenen Haus oder in der Cloud?
• Sind die Kosten vorab bekannt, auch für Module, die Sie erst später brauchen?