Produktionsplanung mit Excel oder PPS-Software? Wann sich der Umstieg lohnt

Excel ist das Werkzeug, mit dem viele Produktionspläne beginnen: eine Zeile je Auftrag, eine Spalte je Tag, Farben für Maschinen und Mitarbeiter. Das ist schnell gebaut, jeder im Büro kann es bedienen, und eine zusätzliche Lizenz braucht es nicht. Mit dem Betrieb wächst aber auch die Tabelle. Irgendwann verbringt die Arbeitsvorbereitung mehr Zeit damit, den Plan zu pflegen, als damit, zu planen. Wo Excel seine Stärken hat, wo es an Grenzen stößt und woran Sie erkennen, dass sich eine PPS-Software lohnt, zeigt dieser Artikel.

Was Excel in der Produktionsplanung gut kann

Excel hat in der Planung echte Vorteile, und es wäre unfair, sie kleinzureden:

• Schnell eingerichtet: Eine Planungstabelle steht in wenigen Stunden, ohne Projekt und ohne Einführung.
• Frei gestaltbar: Jede Spalte, jede Farbe und jede Formel folgt genau den eigenen Vorstellungen.
• Bekannt: Fast jeder im Büro kann damit umgehen, Schulungen sind kaum nötig.
• Vorhanden: In den meisten Betrieben ist Excel ohnehin installiert.

Solange eine Person plant, die Aufträge nur wenige Arbeitsgänge haben und sich der Plan selten ändert, spricht wenig gegen die Tabelle. Viele kleine Betriebe arbeiten so seit Jahren zuverlässig.

Wer bei Excel bleibt, sollte die Tabelle wie ein Werkzeug behandeln: ein fester Aufbau, gesperrte Formelzellen, eine verantwortliche Person mit Vertretung und ein Ablageort, an dem nur eine gültige Fassung liegt. Das kostet wenig und verhindert viele der Probleme, um die es im nächsten Abschnitt geht.

Wo die Tabelle an Grenzen stößt

Die Probleme beginnen selten mit einem großen Knall. Sie wachsen mit der Zahl der Aufträge, Arbeitsgänge und Beteiligten:

Aufgabe	In Excel	In einer PPS-Software
Kapazität prüfen	von Hand oder per selbst gebauter Formel	wird gegen Arbeitszeit, Urlaub und Abwesenheit gerechnet
Auftrag verschieben	Folgeaufträge und Termine von Hand nachziehen	Folgen für Kapazität und Liefertermin sofort sichtbar
Mehrere Planer	Dateiversionen, Kopien, unklare Änderungen	ein gemeinsamer Stand mit Rechten je Rolle
Rückmeldungen	Zettel oder Zuruf, später abgetippt	mit Betriebsdatenerfassung: Buchung am Terminal landet am Arbeitsgang
Urlaub und Qualifikationen	stehen in eigenen Listen	fließen in die Planung ein
Liefertermin	geschätzt	aus Plan und Kapazität abgeleitet

Dazu kommt ein Risiko, das in keiner Kostenrechnung auftaucht: Formeln, die niemand prüft. Der Wirtschaftsinformatiker Raymond Panko von der University of Hawaii hat Prüfungen realer Tabellen aus Unternehmen ausgewertet. In den neueren Untersuchungen mit gründlicherer Methode enthielten mindestens 86 Prozent der geprüften Tabellen Fehler. Das betrifft Tabellen aller Art, nicht nur Produktionspläne. Ein Planungsblatt mit hunderten verknüpften Zellen ist davon aber nicht ausgenommen.

Das dritte Problem ist die Abhängigkeit von einer Person. Häufig hat eine einzige Mitarbeiterin die Tabelle aufgebaut und weiß als Einzige, welche Zelle wovon abhängt. Ist sie im Urlaub, plant der Betrieb auf Sicht.

Sieben Anzeichen, dass sich ein PPS lohnt

Prüfen Sie Ihren Betrieb an diesen Punkten:

1. Mehr als eine Person plant – oder nur eine Person versteht die Tabelle.
2. Der Plan veraltet schnell. Was morgens stimmt, ist nachmittags überholt, weil ein Eilauftrag oder eine Störung dazwischenkam.
3. Liefertermine werden geschätzt, nicht aus freier Kapazität abgeleitet.
4. Urlaub, Krankheit und Qualifikationen stehen woanders. Wer eine Aufgabe übernehmen kann, klärt sich im Gespräch.
5. Rückmeldungen kommen auf Papier. Fertigmeldungen und Stunden werden am Ende des Tages abgetippt – oder gar nicht.
6. Die Reihenfolge an der Maschine entsteht aus dem Bauch, nicht aus Rüstzeiten und Terminen.
7. Die Frage „Schaffen wir das bis Freitag?“ braucht eine Stunde Recherche.

Treffen zwei oder drei Punkte zu, lohnt sich ein Vergleich. Treffen die meisten zu, ist die Tabelle vermutlich schon heute der Engpass Ihrer Planung.

Was eine PPS-Software anders macht

PPS steht für Produktionsplanung und -steuerung. Eine PPS-Software kennt nicht nur Aufträge und Termine, sondern auch die Mittel, mit denen gefertigt wird: Arbeitsplätze, Maschinen, Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Daraus ergeben sich vier Unterschiede zur Tabelle:

• Der Plan rechnet mit. Wer einen Auftrag verschiebt, sieht sofort, was das für Kapazität, Folgeaufträge und Liefertermin bedeutet.
• Es gibt einen Stand. Arbeitsvorbereitung, Vertrieb und Fertigung sehen dasselbe – ohne Datei, die per E-Mail herumgeht.
• Die Wirklichkeit fließt zurück. Rückmeldungen aus der Fertigung verändern den Plan, statt in einem zweiten System zu liegen.
• Änderungen sind nachvollziehbar. Wer was wann umgeplant hat, lässt sich nachlesen.

Viele PPS-Programme zeigen den Plan als Gantt-Diagramm: Jeder Auftrag ist ein Balken, jeder Arbeitsgang ein Abschnitt darin. Verschoben wird mit der Maus, die Folgen erscheinen sofort.

Eine PPS-Software nimmt Ihnen die Entscheidungen nicht ab. Welcher Kunde Vorrang hat, entscheidet weiter die Planung. Aber sie sieht die Folgen ihrer Entscheidungen, bevor der Liefertermin sie sichtbar macht.

Excel, PPS oder gleich ein ERP?

Nicht jeder Betrieb braucht sofort ein großes System. Eine grobe Einordnung:

Ihre Lage	Passende Lösung
Wenige Aufträge, eine planende Person, kaum Änderungen	Excel mit fester Struktur und klaren Regeln
Aufträge mit mehreren Arbeitsgängen, mehrere Planer, häufiges Umplanen	PPS-Software
Angebot, Auftrag, Einkauf, Lager und Rechnung laufen in getrennten Programmen	PPS und ERP auf einer gemeinsamen Datenbank

Wie sich ERP, PPS und MES voneinander abgrenzen, erklärt der Ratgeber ERP, PPS, MES und CRM im Vergleich. Was eine Planungssoftware für die Fertigung können sollte, zeigt die Seite PPS-Software.

Was der Umstieg kostet – und was die Tabelle kostet

Eine PPS-Software kostet Lizenz, Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Wie sich diese Posten zusammensetzen und worauf Sie bei Angeboten achten sollten, zeigt der Ratgeber Was kostet ein ERP-System? – die Posten sind bei einer PPS-Software dieselben.

Die Tabelle wirkt dagegen kostenlos. Sie ist es nicht: Ihre Kosten stecken in Arbeitszeit, die niemand bucht. Rechnen Sie einmal nach:

• Wie viele Stunden pro Woche verbringt die Arbeitsvorbereitung damit, die Tabelle nachzuziehen?
• Wie oft wird am Tag nachgefragt, ob ein Auftrag fertig ist?
• Wie viele Rückmeldungen werden abgetippt, und wie viele gehen verloren?
• Was kostet ein verpasster Liefertermin – an Sonderfahrten, Nacharbeit oder Vertrauen?

Diese Stunden sind der Maßstab, an dem sich eine PPS-Software messen lassen muss.

So gelingt der Umstieg von Excel

Ein Umstieg muss den Betrieb nicht lahmlegen. Bewährt hat sich ein schrittweises Vorgehen:

1. Bestand aufnehmen. Welche Tabellen gibt es, wer pflegt was, welche Informationen stecken in Köpfen statt in Zellen?
2. Stammdaten klären. Arbeitsplätze, Arbeitsgänge, Vorgabezeiten, Mitarbeiter und Arbeitszeiten müssen stimmen – sie sind die Grundlage jedes Plans.
3. Listen übernehmen statt abtippen. Aufträge und Stammdaten lassen sich meist aus vorhandenen Dateien einlesen.
4. Mit einem Bereich beginnen. Eine Abteilung oder eine Produktgruppe plant zuerst im neuen System.
5. Kurz parallel planen, mit festem Enddatum. Ohne Enddatum bleibt die Tabelle für immer.
6. Rückmeldungen anbinden. Erst wenn die Fertigung am Terminal meldet, bleibt der Plan von selbst aktuell.
7. Die Tabelle abschalten. Zwei gültige Pläne sind schlechter als einer.

Testen Sie vorher mit echten Aufträgen. Eine Testphase im eigenen Betrieb zeigt mehr als jede Vorführung.

Produktionsplanung mit POM

POM ist in einem Fertigungsbetrieb entstanden, der genau diesen Weg gegangen ist: bei der Powertune Spezialkabelsysteme GmbH & Co. KG, einer Kabelkonfektion mit über 150 Mitarbeitern. Was POM für die Planung mitbringt:

• Planung im Grundpreis: POM Planning plant im Gantt über Arbeitsgänge und Wochen, mit Kapazität je Mitarbeiter und Tag samt Urlaub und Abwesenheit. Unverplante Aufträge liegen als Pool bereit, Überfälliges ist deutlich markiert.
• Wer kann das? Die Mitarbeiterempfehlung reiht nach Qualifikation und Auslastung. Mit POM Quality oder POM Piecework fließt die Qualifikationsmatrix automatisch ein.
• Ein Stand für alle: POM Core führt Aufträge mit Prozesskette und Fortschritt. Stammdaten legen Sie einmal an, Rollen und Rechte werden am Server geprüft.
• Rückmeldungen aus der Halle: Mit POM BDE buchen Mitarbeiter Start, Stopp und Menge am Terminal. Fertige Arbeitsgänge schalten den nächsten frei.
• Excel-Listen übernehmen: POM Integration liest CSV- und Excel-Dateien über Feldzuordnungen ein, mit Vorschau und Testlauf vor jeder Übernahme.
• Auswerten wie gewohnt: POM Analytics zeigt Termintreue und Soll/Ist und exportiert als CSV und Excel.
• Auf Ihrem Server: POM läuft On-Premise und wird nach gleichzeitigen Sitzungen lizenziert, Benutzerkonten sind unbegrenzt. Weitere Module buchen Sie einzeln dazu – mit einer neuen Lizenz, ohne Neuinstallation. Die Preise stehen auf der Preisseite.
• 30 Tage testen: alle Module, ohne Vertrag, im eigenen Betrieb. Sprechen Sie uns über die Kontaktseite an.