Qualifikationsmatrix erstellen: Aufbau, Stufen und Beispiel

In vielen Betrieben gibt es die eine Kollegin, die die schwierige Maschine einrichten kann, und den einen Kollegen, der das Prüfprogramm versteht. Solange beide da sind, fällt das nicht auf. Fehlt einer, beginnt die Suche nach Ersatz – oft mitten in der Schicht. Eine Qualifikationsmatrix macht dieses Wissen sichtbar, bevor es knapp wird. Sie ist schnell angelegt, aber nur so viel wert wie ihre Pflege.

Was eine Qualifikationsmatrix leistet

Eine Qualifikationsmatrix, auch Kompetenzmatrix oder Skill-Matrix genannt, ordnet Mitarbeiter und Tätigkeiten in einer Tabelle an. In jeder Zelle steht, auf welcher Stufe jemand eine Tätigkeit beherrscht. Damit beantwortet sie fünf Fragen:

• Einsatzplanung: Wer kann heute an welcher Maschine arbeiten?
• Vertretung: Wer springt ein, wenn jemand krank oder im Urlaub ist?
• Engpässe: Welche Tätigkeit hängt an einer einzigen Person?
• Schulungsbedarf: Wen sollten Sie als Nächstes einarbeiten – und worin?
• Nachweis: Wer durfte eine Arbeit ausführen, als sie gemacht wurde? Danach fragen Kunden und Auditoren.

Aufbau: Zeilen, Spalten, Zellen

• Zeilen: die Mitarbeiter, sinnvoll nach Bereich oder Schicht gruppiert.
• Spalten: die Tätigkeiten. Das können Arbeitsschritte sein, Maschinen, Prüfungen oder Freigaben wie das Fahren eines Gabelstaplers.
• Zellen: die Stufe, auf der jemand die Tätigkeit beherrscht – dazu, wo nötig, das Datum der Freigabe, das Ablaufdatum und der Nachweis.
• Soll-Zeile: wie viele Personen je Tätigkeit mindestens selbstständig arbeiten können sollen.

Eine wichtige Frage beim Aufbau ist die Feinheit der Spalten. Eine gute Faustregel: so fein, wie es für den Einsatz nötig ist, und nicht feiner. Wer jede Variante einzeln aufführt, pflegt bald eine Tabelle, die niemand mehr liest. Wer nur „Montage“ schreibt, erfährt nicht, wer die heikle Variante beherrscht.

Die Stufen

Bewährt haben sich vier oder fünf Stufen. Ein Beispiel:

Stufe	Bedeutung	Einsatz
0	keine Kenntnisse	nicht einsetzen
1	unterwiesen, in Einarbeitung	nur unter Aufsicht
2	arbeitet unter Anleitung	mit Ansprechpartner in Reichweite, Ergebnis wird geprüft
3	arbeitet selbstständig in Qualität und Zeit	frei einsetzbar
4	kann andere anlernen	als Pate für Einarbeitungen

Verbreitet ist auch das ILUO-Schema, das dieselbe Entwicklung mit vier Buchstaben beschreibt – von der Einarbeitung bis zur Fähigkeit, andere anzulernen. Wie die Stufen genau abgegrenzt sind, unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb.

Wichtiger als die Zahl der Stufen sind drei Regeln:

1. Jede Stufe ist beschrieben. Was muss jemand zeigen, um von Stufe 2 auf Stufe 3 zu kommen – zum Beispiel eine festgelegte Zahl fehlerfreier Aufträge ohne Hilfe?
2. Klar ist, wer die Stufe vergibt, etwa die Schichtleitung gemeinsam mit der Qualitätssicherung.
3. Jede Freigabe ist datiert und belegt. Nur dann taugt die Matrix als Nachweis.

Ein Beispiel aus der Kabelkonfektion

Ein Fertigungsbereich mit sechs Mitarbeitern und fünf Arbeitsschritten. Die letzte Zeile zählt, wie viele Personen einen Schritt selbstständig beherrschen, also auf Stufe 3 oder 4. Namen und Stufen sind ausgedacht.

Mitarbeiter	Ablängen	Crimpen	Löten	Montage	Prüfen
Anna	4	4	3	3	3
Ben	3	3	0	2	0
Carla	3	2	3	4	1
David	2	1	0	3	0
Elif	3	3	1	3	2
Frank	1	0	0	2	0
Selbstständig (Stufe 3–4)	4	3	2	4	1

Was die Matrix zeigt:

• Die Prüfung hängt an Anna. Nur sie prüft selbstständig. Ist Anna krank, steht am Ende der Linie niemand, der freigeben darf. Elif steht auf Stufe 2 und ist die naheliegende Kandidatin für die Einarbeitung.
• Löten ist knapp besetzt. Zwei Personen reichen im Alltag – aber nicht, wenn Carla Urlaub hat und Anna prüfen muss.
• Anna ist überall gefragt. Sie beherrscht alle fünf Schritte selbstständig. Das ist wertvoll, aber auch ein Risiko: Wird sie für die Prüfung eingeplant, fehlt sie als Patin beim Anlernen.
• Frank ist neu. Sein Einarbeitungsplan ergibt sich direkt aus seiner Zeile.

Legen Sie als Ziel fest, dass jeder Arbeitsschritt von mindestens zwei Personen selbstständig beherrscht wird, erfüllen im Beispiel vier von fünf Schritten das Ziel – eine Deckung von 80 Prozent. Der Schulungsplan für die nächsten Monate ergibt sich daraus: Elif lernt Prüfen, David Crimpen, Frank Ablängen.

Pflege: Unterweisungen, Nachweise und Ablaufdaten

Eine Matrix, die niemand aktualisiert, zeigt bald die Vergangenheit statt der Gegenwart. Drei Pflichten und Anlässe halten sie aktuell.

Unterweisungen. Nach § 12 Arbeitsschutzgesetz sind Beschäftigte über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen zu unterweisen – während der Arbeitszeit, bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln oder neuer Technologie. Die DGUV Vorschrift 1 ergänzt: Die Unterweisung ist erforderlichenfalls zu wiederholen, mindestens aber einmal jährlich, und sie muss dokumentiert werden. Für Jugendliche verlangt § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz eine Wiederholung mindestens halbjährlich.

Kompetenznachweise. Die ISO 9001 fordert in Abschnitt 7.2, die nötige Kompetenz zu bestimmen und sicherzustellen, bei Lücken Maßnahmen zu ergreifen, deren Wirksamkeit zu bewerten und dokumentierte Information als Nachweis aufzubewahren. Eine gepflegte Matrix mit datierten Freigaben ist ein solcher Nachweis.

Befristete Qualifikationen. Manche Qualifikationen gelten nur für eine bestimmte Zeit. In der Kabelkonfektion ist die Zertifizierung nach IPC/WHMA-A-620 ein Beispiel: Die Zertifizierung als Certified IPC Specialist gilt 24 Monate. Auch eigene Maschinenfreigaben lassen sich befristen, etwa auf ein oder zwei Jahre.

Für die Praxis haben sich einige Regeln bewährt:

• Ablaufdatum an jedem Nachweis. Wer nur das Schulungsdatum notiert, muss die Frist jedes Mal nachrechnen.
• Frist bleibt Frist. Ändern Sie später die Gültigkeitsdauer einer Schulung, sollten bestehende Nachweise ihr ursprüngliches Ablaufdatum behalten. Sonst verlängern Sie rückwirkend alte Unterweisungen – und genau das fällt in einem Audit auf.
• Auch das Fehlende zählt. Gefährlicher als eine abgelaufene Unterweisung ist eine, die jemand nie bekommen hat: Sie hat kein Ablaufdatum, das auffallen könnte.
• Vorlauf einplanen. Eine Liste der Qualifikationen, die in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen ablaufen, lässt Zeit für die Nachschulung.
• Feste Termine zur Durchsicht, etwa quartalsweise und bei jedem Wechsel im Team.

Stufen sind Beurteilungen über Menschen. Legen Sie deshalb fest, wer die Matrix sehen und ändern darf. Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein: Bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz mitzubestimmen – eine Software mit Qualifikationsstufen kann darunter fallen.

Die Matrix in der Einsatzplanung

Ihren Nutzen entfaltet die Matrix vor allem dann, wenn sie nicht im Ordner steht, sondern bei der Planung mitläuft:

• Zuordnen nach Können: Für einen Arbeitsgang kommen nur Mitarbeiter in Frage, die ihn auf der nötigen Stufe beherrschen. Anspruchsvolle Aufträge gehen an Erfahrene, einfache eignen sich zum Einarbeiten – mit einem Paten in der Nähe.
• Abwesenheiten mitdenken: Die Matrix sagt, wer etwas kann, der Kalender, wer da ist. Erst beides zusammen ergibt, wer tatsächlich eingesetzt werden kann. Hat Anna im Beispiel Urlaub, fällt die Prüfung aus – das muss die Planung Wochen vorher sehen, nicht am Morgen.
• Auslastung verteilen: Wer alles kann, wird überall eingeplant. Eine Planung, die neben der Qualifikation auch die Auslastung betrachtet, schützt die Erfahrenen vor Überlastung und gibt anderen Gelegenheit zu lernen.
• Schulungen einplanen: Einarbeitung kostet Kapazität, beim Lernenden und beim Paten. Planen Sie sie ein wie einen Auftrag.

In einer Tabelle lässt sich eine Qualifikationsmatrix gut beginnen. Schwierig wird es, sobald Ablaufdaten überwacht, Nachweise abgelegt und die Matrix mit Urlaub und Aufträgen verknüpft werden sollen. Wann sich der Wechsel von der Tabelle lohnt, beschreibt der Ratgeber Produktionsplanung mit Excel oder PPS-Software?

Qualifikationen mit POM

In der Kabelkonfektion, in der POM entstanden ist, gehören Qualifikationen je Person und Arbeitsschritt zum Alltag. In POM ist die Qualifikationsmatrix deshalb kein eigenes Programm, sondern Teil der Plattform – mit denselben Mitarbeitern, die auch Planung, Betriebsdatenerfassung und Akkordabrechnung kennen:

• Matrix pflegen: Mit POM Quality oder POM Piecework halten Sie fest, wer welchen Arbeitsschritt auf welcher Stufe beherrscht – mit Könnens- und Schwierigkeitsgraden je Mitarbeiter und Arbeitsschritt. Eines der beiden Module genügt.
• Unterweisung und Ablaufdatum: Qualifikationen können eine Unterweisung und ein Ablaufdatum tragen.
• Planung, die das Können kennt: POM Planning aus dem Grundpreis berücksichtigt die Matrix automatisch. Die Mitarbeiterempfehlung reiht nach Qualifikation und Auslastung, wer die Arbeit wirklich kann. Urlaub und Abwesenheiten sind in der Kapazität je Mitarbeiter und Tag eingerechnet.
• Abwesenheiten im Blick: Mit POM Absence erscheinen genehmigte Abwesenheiten sofort im Planungsboard. Soll eine Schulung Kapazität kosten, erfassen Sie sie als Abwesenheit.
• Heimarbeit: In POM Piecework steht in der Heimarbeitsmatrix, welcher Heimarbeiter welchen Arbeitsschritt beherrscht; die Heimarbeitsplanung schlägt danach passende Heimarbeiter für einen Auftrag vor.
• Ein Stamm für alles: Die Mitarbeiter kommen aus den gemeinsamen Stammdaten von POM Core – niemand wird doppelt angelegt.
• Auf Ihrem Server, 30 Tage zum Testen: POM läuft On-Premise und lässt sich 30 Tage lang mit allen Modulen testen, ohne Vertrag. Die Preise stehen auf der Preisseite, mehr zur Branche unter POM in der Kabelkonfektion.

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind insbesondere das Arbeitsschutzgesetz, die DGUV Vorschrift 1, das Jugendarbeitsschutzgesetz, das Betriebsverfassungsgesetz sowie die Regeln Ihrer Berufsgenossenschaft.