ERP-Auswahl für Fertigungsbetriebe: Checkliste und Lastenheft

Die Wahl eines ERP-Systems gehört zu den größten IT-Entscheidungen eines Fertigungsbetriebs. Sie bindet Geld, Zeit und die Aufmerksamkeit der Menschen, die den Betrieb am besten kennen. Damit die Entscheidung trägt, braucht es klare Anforderungen, Tests mit echten Aufträgen und einen realistischen Blick auf den Umstieg. Eine Auswahl in fünf Schritten sorgt dafür – und sie muss kein Großprojekt sein.

Die ERP-Auswahl in fünf Schritten

Schritt	Ergebnis	Beteiligt
1. Ziele und Ist-Zustand	Liste der Schwachstellen und Ziele	Geschäftsleitung, Bereichsverantwortliche
2. Lastenheft	Anforderungen nach Muss und Kann	Key-User aus allen Bereichen
3. Kurzliste	drei bis fünf Kandidaten	Projektleitung
4. Test	Bewertung je Anforderung	Key-User
5. Angebot und Vertrag	Gesamtkosten, Vertragspunkte, Entscheidung	Geschäftsleitung, Projektleitung

Key-User sind die Mitarbeiter, die ihren Bereich am besten kennen und das neue System später als erste Ansprechpartner im Haus begleiten.

Schritt 1: Ziele klären und den Ist-Zustand aufnehmen

Am Anfang steht nicht die Software, sondern die Frage, was besser werden soll: Liefertermine, die halten? Weniger Suchzeit? Keine doppelte Erfassung? Eine Nachkalkulation, die zeigt, ob ein Auftrag Geld verdient hat?

Ein einfacher Weg zum Ist-Zustand: Verfolgen Sie einen echten Auftrag durchs Haus – von der Anfrage über Planung, Fertigung, Prüfung und Versand bis zur Rechnung. Notieren Sie jede Stelle, an der jemand etwas abtippt, eine Liste führt oder nachfragen muss. Jede Tabelle, die neben dem bisherigen System gepflegt wird, ist ein Hinweis auf eine Anforderung.

Schritt 2: Das Lastenheft schreiben

Nach DIN 69901-5 beschreibt das Lastenheft die Forderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Kurz gesagt: was das System leisten soll, nicht wie. Das Wie beschreibt der Anbieter im Pflichtenheft oder in seinem Angebot.

Ein gutes Lastenheft ist eher kurz und konkret. Eine mögliche Gliederung:

1. Unternehmen und Ausgangslage: Branche, Fertigungsart (Einzel-, Serien- oder Variantenfertigung), Standorte, Mitarbeiter, heutige Systeme
2. Ziele: was besser werden soll, möglichst messbar
3. Abläufe: die wichtigsten Wege eines Auftrags als kurze Szenarien
4. Anforderungen je Bereich: jeweils als Muss, Kann oder Später
5. Mengengerüst: Artikel, Aufträge und Belege im Monat, Benutzer, gleichzeitige Nutzer, Terminals
6. Schnittstellen: Steuerberatung, Bank, Paketdienste, Kunden, Maschinen und vorhandene Programme
7. Betrieb: eigener Server oder Cloud, Datensicherung, Rechte, Zugriff von außen
8. Pflichten: E-Rechnung, Aufbewahrung, Datenschutz
9. Rahmen: Budget, Zeitplan, gewünschter Stichtag

Formulieren Sie Anforderungen als Ergebnis, nicht als Bildschirmmaske. „Wir müssen jederzeit sehen, welche Charge in welchem Auftrag verarbeitet wurde“ ist besser als „Feld Charge in der Auftragsmaske“. So kann jeder Anbieter zeigen, wie er die Aufgabe löst.

Anforderungen für Fertigungsbetriebe

Bereich	Typische Anforderungen
Vertrieb	Anfragen mit Frist, Kalkulation, Angebot aus der Anfrage, Varianten
Stammdaten	Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne, Zeichnungsstand, Kunden, Lieferanten
Einkauf und Lager	Bestellvorschlag aus dem Bedarf, Wareneingang mit Prüfung, Chargen, Inventur
Planung	Kapazität je Arbeitsplatz und Mitarbeiter, Qualifikation, Urlaub, Liefertermine
Fertigung	Rückmeldungen am Terminal, Ist-Zeiten, Mengen und Ausschuss, Reihenfolge an der Maschine
Qualität	Prüfpläne, Erstmuster, Reklamationen mit 8D-Report, Rückverfolgung von Chargen
Versand	Lieferschein, Etiketten, Paketdienste, Ausfuhrdaten
Buchhaltung	offene Posten, Zahlungsverkehr, DATEV, E-Rechnung
Auswertung	Termintreue, Soll-Ist-Vergleich, Nachkalkulation

Bei den Pflichten lohnt ein genauer Blick. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen müssen sie E-Rechnungen ab 2027 auch ausstellen, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, alle übrigen ab 2028 – mehr dazu im Artikel zur E-Rechnungspflicht. Nach den GoBD müssen gebuchte Daten unveränderbar sein, Änderungen protokolliert und das Verfahren dokumentiert werden. Und bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt verlangen, dass die Daten in einem maschinell auswertbaren Format bereitstehen (§ 147 Abs. 6 AO).

Schritt 3: Vom Marktüberblick zur Kurzliste

Einen ersten Überblick liefern Vergleichsportale, Branchenverbände, Messen und Gespräche mit Betrieben ähnlicher Größe. Aus der langen Liste wird mit wenigen harten Kriterien eine kurze:

• Passt das System zu Ihrer Fertigungsart und Branche?
• Passt die Betriebsform – eigener Server, Cloud oder beides? Mehr dazu im Vergleich ERP On-Premise oder Cloud.
• Erfüllt es Ihre Muss-Anforderungen ohne Programmierung?
• Liegt der Preis in Ihrem Rahmen? Anbieter mit offenen Preisen ersparen Ihnen hier mehrere Gesprächsrunden.
• Wie werden Lizenzen gezählt? Bei Schichtbetrieb und Terminals lohnt der Blick auf gleichzeitige Benutzer.
• Gibt es Referenzen aus Betrieben wie Ihrem, und erreichen Sie Menschen, die Ihre Fragen fachlich beantworten?

Drei bis fünf Kandidaten sind genug – mehr lassen sich kaum gründlich testen.

Schritt 4: Mit echten Aufträgen testen

In einer Vorführung zeigt der Anbieter, was sein System gut kann. Im Test zeigt sich, ob es Ihre Arbeit kann. Bereiten Sie dafür einige Szenarien aus Ihrem Alltag vor, zum Beispiel:

1. Eine echte Anfrage wird zum Angebot und zum Auftrag mit Stückliste und Arbeitsplan, wird geplant, gefertigt, zurückgemeldet, geliefert und berechnet.
2. Ein Eilauftrag kommt mitten in eine volle Woche. Was verschiebt sich, und sieht der Vertrieb die neuen Termine?
3. Ein Kunde reklamiert. Welche Charge steckt im Teil, welche Aufträge sind noch betroffen, und wie wird die Nacharbeit geplant?
4. Der Monatsabschluss: offene Posten, Übergabe an die Steuerberatung, E-Rechnung.

Lassen Sie die Key-User selbst bedienen, nicht den Anbieter. Bewerten Sie danach jede Anforderung mit einer einfachen Nutzwertanalyse: Erfüllungsgrad von 0 bis 5 mal Gewicht, für jeden Kandidaten getrennt.

Anforderung	Gewicht	Kandidat A	Kandidat B
Planung mit Kapazität und Qualifikation	5	4 (20)	2 (10)
Rückmeldung am Terminal	4	3 (12)	4 (16)
Chargenrückverfolgung	3	4 (12)	3 (9)
DATEV und E-Rechnung	3	3 (9)	4 (12)
Summe	–	53	47

Die Zahlen sind ein Beispiel. Wichtig ist das Verfahren: Wer vorher gewichtet, entscheidet später nach seinen Zielen, nicht nach dem Eindruck der letzten Vorführung.

Schritt 5: Angebote vergleichen und Vertrag prüfen

• Gesamtkosten über mehrere Jahre: Lizenz oder Miete, Einführung, Datenübernahme, Schulung, Anpassungen und Betrieb – siehe Was kostet ein ERP-System?
• Lizenzmodell: Was zählt als Benutzer, wie werden Terminals gezählt, gelten Module für alle?
• Laufzeit und Kündigung: Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen, Regeln für Preisanpassungen.
• Updates: Sind sie enthalten, und bleiben Anpassungen bei einem Update erhalten?
• Einführung: Was ist verpflichtend, was freiwillig? Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
• Daten bei Vertragsende: In welchem Format bekommen Sie Ihre Daten zurück? Für Cloud-Dienste gelten seit September 2025 die Wechselregeln des EU Data Act.
• Datenschutz: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn der Anbieter personenbezogene Daten verarbeitet oder per Fernwartung darauf zugreifen kann.
• Unterstützung: Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, feste Ansprechpartner.

Den ERP-Wechsel vorbereiten

Die Auswahl endet mit der Unterschrift, der Wechsel beginnt schon davor. Drei Dinge sollten Sie während der Auswahl klären:

• Stammdaten aufräumen: Dubletten, veraltete Artikel und unvollständige Adressen gehören nicht ins neue System. Je früher Sie aufräumen, desto leichter wird die Übernahme.
• Übernahme festlegen: Welche Daten ziehen um – Stammdaten, offene Aufträge, Bestände, offene Posten –, und in welchem Format liefert das Altsystem sie? Fragen Sie jeden Kandidaten, wie er Daten importiert und ob sich ein Import vorab testen lässt.
• Altdaten aufbewahren: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen je nach Art sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrt werden; elektronisch gespeicherte Daten müssen in dieser Zeit verfügbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 AO). Klären Sie, ob das Altsystem dafür weiterläuft oder die Daten in ein Archiv wandern.

Wie Einführung, Schulung und Stichtag gelingen, beschreibt der Artikel zur ERP-Einführung.

ERP-Auswahl mit POM

Steht POM auf Ihrer Kurzliste, können Sie jeden Punkt dieser Checkliste selbst prüfen:

• Vorführung jetzt, Test nach der Vorführung: Zuerst zeigen wir POM in einer Online-Vorführung mit einer Beispielfirma. Nach der Vorführung können Sie POM 30 Tage kostenlos testen, einmal je Firma, ohne Vertrag, über einen persönlichen Download-Link.
• Offener Preis: Den Preis für Ihre Auswahl berechnen Sie im Konfigurator auf der Preisseite. Der Kern mit Aufträgen, Stammdaten und Planung steckt in jeder Lizenz; weitere Module buchen Sie mit so vielen gleichzeitigen Benutzern dazu, wie Sie brauchen. Eine Pflicht-Einrichtungspauschale gibt es nicht.
• Ein System statt vieler: Vertrieb, Warenwirtschaft, Planung, BDE, Qualität, Versand und Buchhaltung arbeiten auf einer Datenbank. Stammdaten legen Sie einmal an, jedes Modul nutzt sie.
• Daten übernehmen: Stammdaten und Stücklisten kommen aus Excel oder CSV, offene Angebote, Auftragsbestätigungen und Bestellungen per Stichtagsübernahme mit Vorschau; ein zweiter Lauf legt nichts doppelt an. Laufende Verbindungen zu anderen Systemen regelt POM Schnittstellen.
• Pflichten im System: Die Warenwirtschaft erzeugt XRechnungen und prüft sie vor dem Versand. POM Buchhaltung bucht unveränderlich – korrigiert wird per Storno – und bietet einen DATEV-Export mit Vorschau.

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die Abgabenordnung, die GoBD, das Umsatzsteuergesetz und die DSGVO in der jeweils geltenden Fassung.