Prüfmittelüberwachung: Kalibrierung, Intervalle und Nachweise fürs Audit

Ein Messschieber, der zwei Hundertstelmillimeter zu viel anzeigt, fällt im Alltag niemandem auf. Jede Messung wirkt plausibel – bis die Kalibrierung die Abweichung zeigt und die Frage aufkommt, welche Teile seitdem mit diesem Gerät freigegeben wurden. Prüfmittelüberwachung sorgt dafür, dass diese Frage selten gestellt werden muss und sich beantworten lässt, wenn sie doch kommt.

Was Prüfmittelüberwachung bedeutet

Prüfmittel sind alle Mess- und Prüfeinrichtungen, mit denen Sie nachweisen, dass ein Produkt seine Anforderungen erfüllt: Messschieber, Bügelmessschrauben, Lehren, Drehmomentschlüssel, Waagen, Prüfstände samt Prüfsoftware und die eigenen Normale wie Endmaße. Prüfmittelüberwachung, auch Prüfmittelmanagement genannt, ist das System dahinter: Jedes Prüfmittel ist erfasst, wird in festgelegten Abständen kalibriert oder verifiziert, trägt einen erkennbaren Status und wird gesperrt, wenn es nicht mehr stimmt.

Nicht jedes Messgerät im Betrieb muss in die Überwachung. Entscheidend ist der Zweck: Wer mit einem Gerät über gut oder schlecht entscheidet, braucht den Nachweis. Geräte, die nur der Orientierung dienen, werden als solche gekennzeichnet und nicht für Prüfentscheidungen verwendet.

Was ISO 9001 und IATF 16949 verlangen

Die ISO 9001:2015 behandelt das Thema in Abschnitt 7.1.5 „Ressourcen zur Überwachung und Messung“. Nach 7.1.5.1 müssen die Ressourcen für gültige und zuverlässige Ergebnisse geeignet sein und es bleiben; die Eignung wird mit dokumentierter Information belegt. Abschnitt 7.1.5.2 „Messtechnische Rückführbarkeit“ verlangt – wo Rückführbarkeit gefordert oder für das Vertrauen in die Ergebnisse wesentlich ist –, dass Messmittel

• in festgelegten Abständen oder vor der Verwendung gegen Normale kalibriert oder verifiziert werden, die auf nationale oder internationale Normale rückgeführt sind; gibt es keine solchen Normale, wird die Grundlage dokumentiert,
• gekennzeichnet werden, damit ihr Status erkennbar ist,
• vor Verstellen, Beschädigung und Verschlechterung geschützt werden.

Erweist sich ein Messmittel als ungeeignet, muss der Betrieb bewerten, ob frühere Messergebnisse beeinträchtigt sind, und bei Bedarf handeln.

Die IATF 16949:2016 legt für Automobilzulieferer nach:

Abschnitt	Thema	Kern der Anforderung
7.1.5.1.1	Beurteilung von Messsystemen (MSA)	statistische Untersuchung der Streuung für jede Art von Prüf- und Messsystem im Produktionslenkungsplan; Methoden nach Referenzhandbüchern, andere nur mit Zustimmung des Kunden
7.1.5.2.1	Aufzeichnungen zur Kalibrierung/Verifizierung	dokumentierter Prozess; Aufzeichnungen für alle Prüfmittel, auch für Geräte von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten vor Ort – unter anderem mit Befunden außerhalb der Spezifikation, Risikobewertung, Gültigkeit früherer Ergebnisse, Kundeninformation bei ausgelieferter verdächtiger Ware, Konformitätsaussage und Prüfung der Softwareversion
7.1.5.3	Laboranforderungen	internes Labor mit festgelegtem Leistungsumfang; externe Labore nach ISO/IEC 17025 akkreditiert, mit dem Zeichen der nationalen Akkreditierungsstelle (in Deutschland der DAkkS) auf dem Kalibrierschein, oder vom Kunden anerkannt

Für die Messsystemanalyse verbreitet sind das Referenzhandbuch der AIAG und der VDA-Band 5. Kundenspezifische Anforderungen können weitere Vorgaben machen.

Die Abschnittsnummern beziehen sich auf ISO 9001:2015 und IATF 16949:2016. Beide Normen werden derzeit überarbeitet; prüfen Sie nach Erscheinen der neuen Fassungen, ob sich Nummerierung oder Anforderungen geändert haben.

Kalibrieren, Justieren, Eichen

Die Begriffe werden oft verwechselt, meinen aber Verschiedenes:

Begriff	Was geschieht	Ergebnis
Kalibrieren	Vergleich mit einem Normal; die Abweichung wird ermittelt und dokumentiert, das Gerät bleibt unverändert	Kalibrierschein mit den festgestellten Abweichungen
Justieren	Eingriff: Das Gerät wird eingestellt, bis die Abweichung so klein wie nötig ist	geändertes Gerät, das danach erneut kalibriert wird
Verifizieren	Nachweis, dass festgelegte Anforderungen erfüllt sind, etwa eine zulässige Abweichung	Aussage „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“
Eichen	hoheitliche Prüfung nach dem Mess- und Eichgesetz durch die zuständige Eichbehörde	geeichtes Gerät, gültig bis zum Ende der Eichfrist

Für die Qualitätssicherung ist die Kalibrierung maßgeblich; eine Eichung verlangt die ISO 9001 nicht. Eichpflichtig sind Messgeräte des gesetzlichen Messwesens, etwa Waagen, mit denen Sie Material nach Gewicht abrechnen – dort ersetzt eine Kalibrierung die Eichung nicht.

Wird bei der Kalibrierung justiert, gehören beide Ergebnisse in die Akte: der Zustand wie vorgefunden und der Zustand nach der Justierung. Nur der erste zeigt, ob frühere Messungen betroffen sein können.

Was ins Prüfmittelverzeichnis gehört

Das Prüfmittelverzeichnis ist das Rückgrat der Überwachung. Jedes Prüfmittel steht dort genau einmal:

Angabe	Wozu
Eindeutige Nummer	am Gerät angebracht; verbindet Gerät, Verzeichnis und Prüfaufzeichnungen
Bezeichnung, Typ, Hersteller, Seriennummer	Identifikation auch bei baugleichen Geräten
Standort und Verantwortlicher	wo das Gerät ist und wer es zur Kalibrierung bringt
Messbereich, Auflösung, zulässige Abweichung	Maßstab für die Bewertung der Kalibrierung
Intervall und nächste Fälligkeit	steuert die Überwachung
Status	freigegeben, gesperrt, in Kalibrierung, eingeschränkt verwendbar, ausgesondert
Eigentümer	eigenes Gerät, Kundeneigentum oder Gerät eines Mitarbeiters
Kalibrierhistorie	Datum, Ergebnis wie vorgefunden und nach Justierung, Nachweis, ausführende Stelle

Die Historie ist die Grundlage, um Intervalle zu begründen – und im Audit der Beleg, dass die Überwachung gelebt wird.

Kalibrierintervalle festlegen und anpassen

Feste Fristen schreiben weder ISO 9001 noch IATF 16949 vor. Verlangt sind festgelegte Abstände oder eine Kalibrierung vor der Verwendung; wie lang die Abstände sind, legt der Betrieb nachvollziehbar fest. In die Entscheidung gehen ein:

• Herstellerangabe als Ausgangspunkt
• Nutzung: Ein Messschieber an der Linie wird stärker beansprucht als einer im Messraum.
• Umgebung: Späne, Kühlschmierstoff, Staub, Temperaturschwankungen, Stöße
• Genauigkeitsbedarf: Je knapper die Genauigkeit des Prüfmittels im Verhältnis zur Toleranz des Merkmals, desto kürzer das Intervall.
• Bisherige Ergebnisse aus der Kalibrierhistorie
• Vorgaben von Kunden und Normen

Als Richtwert sind für Handmessmittel wie Messschieber zwölf Monate ein verbreiteter Startwert. Für Drehmomentschlüssel nennt DIN EN ISO 6789-1 zwölf Monate oder 5.000 Betätigungen, je nachdem, was zuerst eintritt – sofern der Betrieb kein eigenes Intervall festlegt.

Danach zählt die Erfahrung: Liegen die Ergebnisse mehrmals hintereinander deutlich innerhalb der zulässigen Abweichung, kann das Intervall schrittweise wachsen; ein Befund außerhalb verkürzt es. Verfahren dafür beschreibt das internationale Leitdokument ILAC-G24/OIML D 10. Nach einem Sturz, einer Überlastung, einer Reparatur oder bei Verdacht wird unabhängig vom Intervall kalibriert. Kurze Zwischenprüfungen, etwa mit einem Einstellnormal zu Schichtbeginn, verkürzen den Zeitraum, der im Fehlerfall zu betrachten ist.

Kennzeichnung am Prüfmittel

Wer ein Prüfmittel in die Hand nimmt, muss sofort sehen, ob er es verwenden darf:

• Dauerhafte Nummer am Gerät, graviert oder als beständiges Etikett
• Prüfplakette mit der nächsten Fälligkeit, gut sichtbar, aber nicht auf Mess- oder Funktionsflächen
• Kleine Prüfmittel wie Lehrdorne tragen oft nur die Nummer; der Status steht dann am Aufbewahrungsbehälter und im Verzeichnis.
• Sonderstatus eindeutig kennzeichnen: gesperrt, eingeschränkt verwendbar (mit Angabe der Einschränkung) oder nur zur Orientierung
• Schutz vor Verstellen: Justierelemente versiegeln, sachgerecht lagern, gesperrte Geräte getrennt aufbewahren

Wenn ein Prüfmittel außerhalb der Toleranz war

Lag ein Prüfmittel bei der Kalibrierung im vorgefundenen Zustand außerhalb der zulässigen Abweichung, folgt die Rückwirkungsbetrachtung. Die Frage ist nicht, ob das Gerät falsch gemessen hat, sondern ob es eine Prüfentscheidung verändert haben kann.

1. Sperren und ersetzen. Das Prüfmittel wird gekennzeichnet und aus dem Verkehr gezogen, geprüft wird mit einem Ersatzgerät.
2. Abweichung bewerten. Wie groß ist sie, in welche Richtung – und wie verhält sie sich zur Toleranz der Merkmale, die damit geprüft wurden?
3. Zeitraum eingrenzen. In Frage kommt alles seit der letzten Kalibrierung oder Zwischenprüfung ohne Befund.
4. Prüfungen und Produkte ermitteln. Welche Aufträge, Artikel, Merkmale und Chargen wurden in diesem Zeitraum damit geprüft? Das setzt voraus, dass jede Prüfaufzeichnung das verwendete Prüfmittel nennt. Sonst bleibt nur die großzügige Annahme: alles, was in dem Bereich geprüft wurde.
5. Handeln. Messwerte nahe der Toleranzgrenze neu bewerten, Bestände nachprüfen oder sperren. Ist verdächtige Ware schon ausgeliefert, wird der Kunde informiert – die IATF 16949 verlangt das ausdrücklich. Wie sich betroffene Lieferungen eingrenzen lassen, zeigt der Ratgeber Chargenrückverfolgung.
6. Dokumentieren. Ergebnis und Maßnahmen werden festgehalten, das Intervall wird überprüft. Folgt eine Reklamation, strukturiert ein 8D-Report die weitere Arbeit.

Typische Audit-Feststellungen: die Checkliste

Diese Punkte fallen in Audits immer wieder auf. Gehen Sie sie vorher selbst durch:

• Überfällige Prüfmittel im Einsatz, etwa in einer Schublade an der Linie
• Prüfmittel ohne Nummer: mitgebrachte Messschieber, Leihgeräte, Lehren des Kunden
• Kalibrierschein abgelegt, aber nicht bewertet: Niemand hat die Ergebnisse mit der zulässigen Abweichung verglichen.
• Rückführung nicht belegt: eigene Normale ohne gültige Kalibrierung; unter IATF 16949 externe Labore ohne passende Akkreditierung oder Anerkennung durch den Kunden
• Befund ohne Rückwirkungsbetrachtung oder ohne dokumentiertes Ergebnis
• Intervalle ohne Begründung: alles auf zwölf Monate, auch nach Befunden nie angepasst
• Keine Messsystemanalyse für Prüfmittel aus dem Produktionslenkungsplan
• Status nicht erkennbar: Plakette fehlt oder ist unleserlich, gesperrte Geräte liegen neben freigegebenen
• Prüfsoftware ohne Nachweis der verwendeten Version
• Prüfer ohne Qualifikationsnachweis – wer prüfen darf, gehört in eine Qualifikationsmatrix

Prüfmittelüberwachung mit POM

• Ein Stamm für alle Betriebsmittel: POM Maschinen & Instandhaltung führt Prüfmittel zusammen mit Arbeitsplätzen, Maschinen, Werkzeugen, Vorrichtungen und Fahrzeugen in einem Stamm. Kalibriereinträge sind unveränderlich, den nächsten Termin rechnet POM aus der Historie.
• Fälliges wird sichtbar: Eine Fälligkeitsliste zeigt, was ansteht, mit Hinweisen in Planung, Terminal und „Heute“. Je Betriebsmittelart stellen Sie ein, ob ein überfälliges Prüfmittel nur einen Hinweis auslöst oder die Buchung verweigert. Gesperrt wird mit Grund, freigegeben mit Historie.
• Prüfen nach Plan: In POM Qualität legen versionierte Prüfpläne fest, was je Artikel und Prozessschritt zu prüfen ist. Ob ein Messwert in Ordnung ist, entscheidet der Server gegen die Grenzen; eine Qualitätssperre bremst Fertigmeldung und Versand.
• Womit wurde gemessen? Eine Überfälligkeit des Prüfmittels wird dauerhaft an der Aufzeichnung vermerkt, und der Rückwärtsbericht beantwortet, womit gemessen wurde. Aufzeichnungen sind unveränderlich; eine Korrektur entsteht nur als Ersatzaufzeichnung mit Grund.
• Ehrlicher Umfang: Kalibrierscheine mit Messpunkten, eine Messmittelausgabe und die Messsystemanalyse (MSA) gibt es in POM noch nicht.

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt weder den Normtext noch eine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die geltenden Fassungen von ISO 9001 und IATF 16949, die Anforderungen Ihrer Kunden und das Mess- und Eichrecht.